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La gestion et l'optimisation des ressources documentaires dans les cabinets d'avocats

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La documentation est un des outils les plus importants de l’avocat et pourtant le domaine de la « doc » reste souvent le parent pauvre dans les cabinets et son budget vient loin derrière la communication, le marketing, l’informatique, et bien d’autres....

En période de crise, la documentation est fréquemment le bouc émissaire des restrictions budgétaires même si son impact sur les frais généraux du cabinet est souvent modeste. Un abonnement annuel à une revue coûte rarement plus que le prix de deux déjeuners de quatre personnes.

Or une documentation organisée et performante est un gage de la qualité du travail du cabinet. Au cours de ces dix dernières années, avec l’avènement d’Internet, la documentation juridique et l’industrie de l’édition juridique ont été bouleversées. La vitesse de circulation de l’information a été radicalement transformée faisant peser sur les avocats une exigence d’immédiateté et d’exhaustivité qui n’existait pas auparavant.

Afin de répondre à la fois aux attentes des avocats et celles de leurs clients, les cabinets doivent faire, dans ce domaine, des choix et des arbitrages souvent complexes. Le Monde du Droit a voulu se pencher sur ces questions pour examiner dans le détail quels sont les bons choix en matière d’organisation d’une documentation performante. Il ne s’agit pas de faire l’énumération d’une liste de produits ou de services mais d’étudier quels sont les grandes lignes et les principes d’élaboration d’une documentation efficace tant en matière de ressources documentaires, de ressources humaines, informatiques et de porter un regard sur les choix politiques et stratégiques du cabinet s’il veut être performant dans ce domaine.

Jean Gasnault, responsable de la documentation du cabinet Gide, Loyrette, Nouel et président de l’association Juriconnexion, principale association des documentalistes juridiques a partagé avec nous son expérience et livré son analyse. Grâce à lui, le Monde du Droit peut livrer à ses lecteurs une radiographie des questions et des réponses qu’appelle la documentation dans les cabinets d’avocats aujourd’hui.

 

La documentation est un des outils les plus importants de l’avocat et pourtant le domaine de la « doc » reste souvent le parent pauvre dans les cabinets et son budget vient loin derrière la communication, le marketing, l’informatique, et bien d’autres....

En période de crise, la documentation est fréquemment le bouc émissaire des restrictions budgétaires même si son impact sur les frais généraux du cabinet est souvent modeste. Un abonnement annuel à une revue coûte rarement plus que le prix de deux déjeuners de quatre personnes.

Or une documentation organisée et performante est un gage de la qualité du travail du cabinet. Au cours de ces dix dernières années, avec l’avènement d’Internet, la documentation juridique et l’industrie de l’édition juridique ont été bouleversées. La vitesse de circulation de l’information a été radicalement transformée faisant peser sur les avocats une exigence d’immédiateté et d’exhaustivité qui n’existait pas auparavant.

Afin de répondre à la fois aux attentes des avocats et celles de leurs clients, les cabinets doivent faire, dans ce domaine, des choix et des arbitrages souvent complexes. Le Monde du Droit a voulu se pencher sur ces questions pour examiner dans le détail quels sont les bons choix en matière d’organisation d’une documentation performante. Il ne s’agit pas de faire l’énumération d’une liste de produits ou de services mais d’étudier quels sont les grandes lignes et les principes d’élaboration d’une documentation efficace tant en matière de ressources documentaires, de ressources humaines, informatiques et de porter un regard sur les choix politiques et stratégiques du cabinet s’il veut être performant dans ce domaine.

Jean Gasnault, responsable de la documentation du cabinet Gide, Loyrette, Nouel et président de l’association Juriconnexion, principale association des documentalistes juridiques a partagé avec nous son expérience et livré son analyse. Grâce à lui, le Monde du Droit peut livrer à ses lecteurs une radiographie des questions et des réponses qu’appelle la documentation dans les cabinets d’avocats aujourd’hui.

 

1- La disparition de la bibliothécaire, l'apparition du professionnel de l'information

 

 

La disparition de la bibliothécaire, l'apparition du professionnel de l'information


Peu de domaines de la vie des avocats ont été autant bouleversés au cours de ces dernières années que celui de la documentation. La raison évidente de ce changement est naturellement l’arrivée d’Internet et son impact tant sur les moyens de distribution de l’information que sur l’information elle-même.

A ce titre, Légifrance, à lui seul, est une révolution. L’utilisateur final a maintenant entre les mains un accès direct et immédiat à des informations qui dans le passé nécessitaient à la fois une démarche de recherche mais surtout une assistance spécialisée pour les trouver.

« 70% de ce qu’on demandait avant aux documentalistes peut maintenant être fait par les avocats », explique Jean Gasnault. « Il en résulte que le rôle des documentalistes a changé et ceux-ci doivent maintenant savoir suivre l’évolution des produits, savoir manipuler ceux-ci à la fois pour rechercher mais également pour fabriquer les outils dont va se servir le cabinet », poursuit-il. En effet, la composition de pages web, l’utilisation du html et du xml font maintenant intégralement partie de la formation des documentalistes. Les documentalistes de la nouvelle génération travaillent spontanément sur les outils libres maintenant disponibles, connaissent la recherche sémantique ou encore les méta moteurs.

La journée d’un ou d’une documentaliste a aussi radicalement changé en dix ans. Avant, toute une partie de la journée devait être consacrée à des tâches de veille souvent fastidieuses et difficiles (revues de presse, découpages, photocopies...).

Maintenant, les différents outils proposés sur le marché permettent une veille à la fois beaucoup plus rapide et efficace. « Ces outils permettent de faire une veille sur un nombre de sources beaucoup plus large à un coût matériel et humain beaucoup plus faible que dans le passé », explique Jean Gasnault.

En une décennie, la moyenne d’âge des documentalistes a baissé de dix ans passant d’une moyenne de 40 ans à 30 ans. Les stagiaires en documentation qui sont de plus en plus nombreux dans les cabinets attestent de l’augmentation de l’attractivité d’un métier qui était parfois mal considéré.

La bibliothèque d’antan est devenue un des poumons du cabinet d’où émanent et où convergent l’information et le savoir des avocats. Les documentalistes sont maintenant totalement intégrés dans les réflexions des cabinets sur les problématiques de Knowledge Management et il est fréquent qu’ils deviennent les assistants des Knowledge Managers. De la même manière, les documentalistes à qui les cabinets laissent un peu d’autonomie informatique deviennent souvent les webmestres des intranets de ces cabinets.

Les cabinets qui n’ont pas encore pris la mesure de ce que peuvent leur apporter les outils d’aujourd’hui et l’organisation qui va avec doivent se dépêcher de rattraper leur retard s’ils souhaitent rester compétitifs...

 

2. Quel papier ? Quel électronique ?

 

 

Quel papier ? Quel électronique ?

« Le patrimoine documentaire du cabinet demeure la richesse et la diversité de ses collections », dit Jean Gasnault. En effet, même si nous nous trouvons à l’époque de l’électronique et de l’immédiateté, le droit conserve une composante historique qui ne peut lui être enlevée.

Certains avocats ont cherché à promouvoir l’idée d’un bureau sans papier mais le cabinet moderne a encore besoin de stocker des ouvrages et du papier. Il peut ainsi être utile de conserver les millésimes de certains ouvrages, comme il peut être utile de conserver certains codes sous leur forme papier. Il est vrai que certaines bases de données proposent de pouvoir reconstituer des textes ou des codes tels qu’ils étaient à une époque donnée mais ces fonctionnalités ne remplacent pas toujours parfaitement le papier.

Cela dit, les cabinets sont tous confrontés à la même question : quelles sont les sources électroniques dont j’ai besoin ? Quels sont les ouvrages ou périodiques papier que je dois conserver ? La réponse varie en fonction de celui qui pose la question. Pendant longtemps, la meilleure doctrine restait cantonnée au papier, ce n’est plus le cas. Pour les périodiques, le critère essentiel est le temps de lecture. Les éditeurs sont de plus en plus nombreux à proposer le contenu de leurs périodiques en ligne, le choix reposera alors sur des critères de confort de lecture, d’archivage et d’accès à l’information.

L’électronique est maintenant incontournable pour le fonds documentaire. C’est le cas du fonds Jurisdata dans LexisNexis ou d’autres fonds de jurisprudence ou de textes, payants ou non. L’électronique est également la seule solution pour une veille efficace.

Pour les outils de type encyclopédique, il est plus difficile de trancher. Si un cabinet a constitué une belle collection de Jurisclasseurs dont il a payé les mises à jour au fur et à mesure, il est dommage de l’abandonner. Dans ce cas, beaucoup de cabinets ont tendance à garder le papier et à prendre aussi la version en ligne.

Le pari du tout électronique est encore risqué car que se passe-t-il quand l’abonnement s’arrête ? Pour ne pas que leurs clients perdent tout au moment de l’arrêt de leur abonnement, de nombreux éditeurs proposent des archives sur CD Rom. Ce type de support présente des qualités mais qu’en sera-t-il dans 30 ans ?

Le CD Rom aura peut-être disparu au même titre que le 33 tours vinyle ou la cassette VHS alors que le papier a fait la preuve de sa longévité.

 

3. Le vrai budget et l'organisation d'une bonne documentation

 

 

Le vrai budget et l'organisation d'une bonne documentation

Le coût de la documentation

« Le bas de la fourchette est de 800 € HT par avocat et par an. Les budgets augmentent ensuite en fonction du degré de spécialisation du cabinet et de son volume d’activité internationale », explique Jean Gasnault. Dans cette première indication budgétaire, le coût des éventuelles ressources humaines n’est pas compris ni le coût d’éventuels développements informatiques dédiés à la documentation. Ainsi, un cabinet de 20 avocats qui dépense moins de 16.000 € par an en ressources documentaires a de fortes chances d’être en situation de sous-équipement. Dans les cabinets plus spécialisés, ce budget aura tendance à grimper jusqu’à 1.200 ou 1.300 € par avocat et par an, notamment par l’adjonction aux sources juridiques de base de sources d’information économique ou sectorielle qui sont souvent coûteuses. Le raisonnement est le même pour les cabinets qui ont une forte activité internationale pour laquelle une documentation étrangère est nécessaire (par exemple en fiscalité ou en finance internationales). Les produits anglo-saxons sont en moyenne 20% plus chers que les sources équivalentes en droit français.

En ce qui concerne la répartition de cette enveloppe, c’est la règle des trois tiers. Un tiers du budget sera consacré à l’achat d’usuels tels que les codes ou les mémentos,
sachant qu’il faut au moins un code et un mémento pour trois avocats. Ceci est parfois compliqué à gérer car les avocats réclament souvent d’avoir leurs propres codes ou mémentos. Il faut alors procéder au cas par cas en observant qu’un même avocat se sert rarement de plus de cinq codes différents ou encore qu’un mémento Sociétés Civiles est bien moins fréquemment utilisé que celui consacré aux Sociétés Commerciales. Le second tiers sera consacré aux données encyclopédiques de fond, que celles-ci soient papier ou en ligne. Enfin, le dernier tiers sera pour les revues, la presse et la veille.

Le coût humain

Il faut ensuite intégrer le coût humain qui est toujours associé à la documentation. Au minimum, un cabinet fera appel à un prestataire extérieur ou au personnel d’un éditeur pour la mise à jour de ses encyclopédies. Mais, une documentation correcte ou qui s’étoffe requiert rapidement un nombre important d’interventions humaines. De plus, en ce qui concerne les sources électroniques, il devient vite indispensable pour un cabinet de disposer d’une personne qui sache manipuler correctement ces ressources. Il est à noter qu’en matière de droit communautaire, la dépense principale devra être humaine puisque de très nombreuses sources sont gratuites mais que la difficulté réside dans le savoir-faire pour y accéder.

De manière générale, il est difficile pour un cabinet qui dépasse la vingtaine d’avocats de fonctionner correctement sans un ou une documentaliste à plein temps. Si cette personne est seule, elle devra souvent assurer non seulement l’organisation de la documentation (suivi des abonnements, mises à jour...) mais aussi des recherches, la diffusion de l’information dans le cabinet, un rôle de knowledge management et probablement des responsabilités informatiques. Ceci devient très compliqué d’autant que dans une profession en grande majorité féminine, les congés maternité peuvent créer une profonde désorganisation. Cinquante avocats est le seuil au-delà duquel une personne seule commence à rencontrer des difficultés pour assurer ses tâches et soixante-dix avocats est le seuil où une deuxième personne doit être envisagée.

L’informatique

Dans une documentation moderne, il faut associer les moyens informatiques aux sources d’information et aux personnes qui les manipulent. Antérieurement, il y avait dans un cabinet, la documentation statique (celle que les avocats allaient consulter à la bibliothèque) et la documentation circulante (les revues qui passaient d’un bureau à un autre avec ou sans la fastidieuse procédure des photocopies de sommaires). Maintenant, l’information statique est en grande partie accessible depuis l’ordinateur sur le bureau de l’avocat et l’information circulante est constituée par des flux d’information dispatchés en permanence et de manière ciblée par le documentaliste en direction des avocats. Pour l’informatique, nous retrouvons les mêmes effets de seuil que pour les ressources humaines. Jusqu’à 20 avocats, les connexions internet des avocats suffisent pour communiquer.

Entre 20 et 50 avocats, il devient nécessaire de disposer d’un système de messagerie spécialisé et à partir de 50 avocats, l’Intranet est devenu incontournable.

En effet, dès que le cabinet fonctionne avec des équipes structurées, l’enjeu n’est plus seulement la diffusion de l’information par le documentaliste mais devient le partage de l’information pour tout le cabinet et ceci ne peut pas se faire sans un Intranet.

 

4. La culture de la documentation

 

 

La culture de la documentation

Pour qu’un cabinet réussisse pleinement dans les défis posés par la documentation, il y a aussi un facteur moins tangible que le nombre des abonnements ou les équipements informatiques : la culture de la documentation.

La documentaliste la plus passionnée n’arrivera à rien si elle n’est pas soutenue par les avocats du cabinet. Il n’y a rien de plus décourageant et de plus ingrat pour un documentaliste que de mettre en place des ressources, des outils ou des procédures pour se rendre compte que ceux-ci ne sont pas utilisés par les avocats.

Il faut donc qu’il y ait dans le cabinet un avocat associé qui soit le référent de la documentation. Il faut que cet avocat remplisse plusieurs conditions. D’abord il doit être suffisamment influent et respecté dans le cabinet pour qu’il y ait une adhésion à ses choix. « Il ne faut pas que ce référent soit contestable. Ses décisions doivent être souveraines pour ses associés », explique Jean Gasnault. « Quand il y a trop de cuisiniers dans la cuisine, la soupe n’est pas bonne ». Ensuite, cet associé doit avoir un intérêt personnel réel pour les questions liées à la documentation pour que son dialogue avec son documentaliste soit toujours constructif. En effet, le documentaliste peut avoir une connaissance très approfondie des sources existantes, il ne sait pas forcément quelles sont celles qui sont les plus utilisées par les avocats. Le référent va aider le documentaliste dans ce sens.

Le second aspect de la culture de la documentation qui doit régner dans le cabinet tient à la capacité des avocats à faire la différence entre leur documentation personnelle et la documentation commune. Quand un associé souhaite garder dans son bureau une belle collection reliée qui décore ses étagères, même s’il déclare que son bureau est ouvert à tous ceux qui veulent la consulter, le cabinet ne profite pas de cette collection de la même manière que si elle était dans la bibliothèque. « Quand j’ai commencé chez Gide, Monsieur Jean Loyrette disait : la Documentation est le bien commun de tous et constitue un élément fédérateur essentiel pour le cabinet », rappelle Jean Gasnault.

En effet, la documentation personnelle doit se limiter aux outils d’usage quotidien que les avocats peuvent garder à portée de main. Tout le reste doit constituer la documentation commune qui représente à la fois le savoir-faire de la structure, son patrimoine documentaire et tous les outils permettant de répondre à toutes les situations.

 

5. Les enjeux de demain

 

Les enjeux de demain

Les défis et les enjeux de demain sont nombreux pour les documentalistes et les cabinets d’avocats. Sur un plan général, les questions de GED (Gestion Electronique de Documents) et la circulation des documents sur les intranets vont prendre une place de plus en plus importante. Même les cabinets aux dimensions les plus réduites ne pourront faire l’économie de systèmes qui permettent d’organiser, de faire circuler et de conserver les documents du cabinets, qu’il s’agisse de ceux de source externe ou ceux générés en interne.

Il y a également des dossiers précis qui se présentent d’ores et déjà comme des enjeux majeurs d’un avenir proche. C’est le cas du vaste chantier du RPVA (Réseau Privé Virtuel Avocat) et E-Barreau mis en place par le CNB. Ce système permettant aux cabinets d’avocats de communiquer avec le réseau justice (les tribunaux et les greffes) par l’intermédiaire du dispositif RPVA va bouleverser les habitudes en ce qui concerne la procédure et la mise en état des dossiers. Cependant, le système proposé n’est pas pour l’heure adapté au fonctionnement de tous les cabinets et il faudra sans doute de nombreux réglages pour que le système devienne performant pour tous. Les documentalistes ont joué un rôle important de go between entre l’Ordre et les cabinets dans les discussions concernant la mise en place du RPVA. Les documentalistes joueront sans doute un rôle décisif au sein des cabinets en ce qui concerne la bonne utilisation du système.

Sur le plan plus strictement documentaire, les cabinets d’avocats et leurs documentalistes vont devoir apprendre à s’orienter dans le référencement universel qui sera progressivement mis en place comme le préconise le rapport Wachsmann transmis au Premier Ministre le 29 janvier dernier portant sur la simplification et l’amélioration du droit. L’auteur du rapport qui est aussi le Président de la Commission des Lois y préconise que tous les textes français soient progressivement reliés par des liens, à partir de Légifrance, vers les textes communautaires correspondants et puis vers les textes équivalents dans le droit des Etats membres.

Ces gigantesques développements exigeront de la part des documentalistes une compréhension des éléments descripteurs d’un document ainsi que la capacité à savoir générer des sommaires automatiques ou encore des tris intelligents. Plus que jamais la question des langues se posera avec toute son acuité. Les spécialistes de la documentation devront, à minima, disposer d’un bon niveau d’anglais mais également connaître d’autres langues européennes pour trouver leur chemin dans ces nouveaux univers légaux dans lesquels se retrouveront enchaînés les directives, les règlements, les textes nationaux et la jurisprudence des Etats membres. Il ne s’agit pas là d’un avenir lointain. La Fondation pour le Droit Continental a déjà ouvert la voie en faisant un travail considérable de rapprochement entre le droit de la famille français et le droit de la famille allemand. Ceci a permis de résoudre des conflits lourds et coûteux qui s’étaient enlisés du fait du manque de dialogue entre les deux systèmes juridiques. « Les documentalistes devront logiquement jouer un rôle majeur pour aider les avocats dans ces nouveaux environnements documentaires », conclut Jean Gasnault.

Aujourd’hui, aucun cabinet d’avocats ne peut prendre le risque de ne pas faire de sa documentation un axe de développement prioritaire.