DAJ, comment choisir votre logiciel juridique d'entreprise ?

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Les directions des affaires juridiques (DAJ) favorisent de plus en plus les solutions juridiques qui permettent de se débarrasser des lourdeurs de la gestion papier. La digitalisation a effectivement le mérite de sécuriser les procédures, en plus de faire gagner beaucoup de temps en échange de parapheurs. Reste à savoir comment bien choisir son éditeur de logiciel juridique d’entreprise.

Pour bien choisir votre logiciel juridique d’entreprise, l’étape numéro 1 consiste à lister les difficultés que rencontre la direction des affaires juridiques. La collaboration de tous les juristes s’avère nécessaire à ce stade. C’est effectivement cet examen préalable qui va permettre d'identifier les fonctionnalités dont vous avez besoin. Voici 5 critères de choix décisifs pour votre logiciel juridique d'entreprise :

1 / Sortir du papier pour mieux travailler

Le premier critère qui doit guider votre choix d’un logiciel juridique d'entreprise relève donc de sa capacité à faire passer la DAJ au “zéro papier”. La solution doit digitaliser les contrats ; documents relatifs aux conseils d'administration et à la direction ; annotations de fichiers et leur suivi ; notifications en cas de modifications desdits documents.

Idéalement, il faut aussi que votre outil juridique permette la modification des fichiers en temps réel, par tous les membres de l’équipe autorisés. Ces logiciels juridiques doivent donc vous permettre de sortir de l'utilisation massive du papier et la simplification des processus de modifications et de validations des dossiers juridiques. Certains logiciels, comme ceux de Diligent, proposent en outre le vote en ligne. Pas de risque de perte des bulletins papier, de faute de saisie ou d’erreur de comptage.

2 / Digitaliser le secrétariat juridique

Beaucoup de directions des affaires juridiques arrivent à la conclusion que la gestion des procès-verbaux représente une activité particulièrement chronophage. Il faut dire que ces documents très contraignants demandent à la fois concentration et précision.

Dans ce cadre, la DAJ peut s’intéresser aux progiciels qui incluent le secrétariat juridique. Ces solutions s’assurent que le PV en cours de rédaction répond à toutes les mentions légales obligatoires. Elles simplifient leur rédaction en proposant des modèles, qu’il ne reste plus qu’à remplir pour assurer la conformité du document. La tâche prend donc beaucoup moins de temps. Les bons progiciels juridiques permettent également d’exporter ces PVs en ligne et de façon parfaitement sécurisée pour éviter l’échange de parapheurs.

3 / Assurer la conformité des filiales internationales

Si vous avez une implantation internationale, misez donc sur un progiciel capable de garantir votre conformité juridique aux différentes réglementations locales. Le respect croisé des législations demande de lourdes recherches jurisprudentielles aux équipes de juristes. Il réclame aussi une veille précise du droit des contrats.

Chez Diligent, nous proposons ainsi un outil dédié appelé Diligent Entities. Cet outil centralise les différentes réglementations applicables à l'entreprise, mais automatise aussi la vérification de la conformité des documents concernés. La société fonctionne ainsi de façon fluide, comme une seule et même entité, sans que les collaborateurs aient à se préoccuper de l’exactitude légale des documents juridiques qu’ils manipulent. Le logiciel s’en occupe à leur place.

4 / Des garanties de sécurité indispensables

Évidemment, si votre logiciel juridique d’entreprise compile des informations confidentielles pour vos différents services, voire pour vos différentes filiales, il faut qu’il soit particulièrement sécurisé. Veillez ainsi à ce qu’il permette de paramétrer différents niveaux d’autorisation aux documents, et qu’il en sécurise les accès.

5 / Un service client très disponible

Ce critère n’est pas le plus commun, il a pourtant sa pertinence. Si votre solution juridique doit pouvoir être manipulée par les administrateurs et administratrices, pensez aux horaires de ces collaborateurs spécifiques. Un service client 24/7 semble indiqué pour recueillir leurs questions à tout moment. Idéalement, privilégiez par ailleurs un service client multilingue, capable de recouper tous les besoins de votre entreprise si elle est internationale.

Diligent comprend de nombreuses fonctionnalités dédiées aux directions des affaires juridiques. Demandez une démo gratuite de Diligent pour en avoir le cœur net.

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